Raporlar

E-posta güvenliğini düzenli takip etmek, panele her gün girmeyi gerektirir; pratikte bu takip aksar. Raporlar bu yükü ortadan kaldırır: tanımladığın bir takvime göre, tamamlanmış bir dönemin (bir gün veya bir hafta) güvenlik özetini otomatik üretir ve seçtiğin alıcılara e-posta ile gönderir. Böylece koruma oranı, tehdit dağılımı, karantina özeti ve sistem durumu her gün ya da hafta panele girmeden gelen kutunda olur.

Bir rapor tanımı bir "rapor türü" değildir. İçerik tek ve kapsamlı bir yönetici raporudur; tanımlar arasında değişen tek şey veri penceresi (periyot) ile biçim (HTML/PDF)'dir. Tanıma verdiğin ad yalnızca listede ayırt etmen için bir etikettir — raporun içeriğini, kapsamını veya e-posta konusunu belirlemez. "Günlük Karantina Raporu" adını verdiğin bir tanım da aynı tam yönetici raporunu gönderir.

Her kart bir zamanlanmış rapor tanımını, gönderim takvimini ve son gönderim durumunu gösterir.

Rapor İçeriği

Her rapor, seçtiğin dönemin tamamlanmış verisinden üretilen kapsamlı bir yönetici özetidir ve şu bölümleri içerir:

• Genel bakış: Koruma oranı, işlenen toplam e-posta sayısı ve toplam tehdit; iletilen, karantinaya alınan ve reddedilen e-posta sayıları — her biri bir önceki döneme göre yüzde değişimiyle.
• Trafik: Gelen/giden yön kırılımı ve dönem boyunca zaman serisi (günlük raporda saatlik, haftalık raporda günlük dökülür).
• Tehdit kırılımı: Tehditlerin, karantina ekranındaki kategorilerle aynı dille dağılımı — Antivirüs İmza, Kimlik Avı (Phishing), RBL Kara Liste, DeepFilter AI, SGB Tehdit İstihbaratı, Merkezi İstihbarat ve DLP/İçerik Koruması; her kategori adet ve pay olarak verilir.
• En çok listeleri: En çok e-posta gönderenler, Geçici Ret uygulanan gönderenler, en çok alıcılar, en çok spam kaynağı ülkeler ve IP adresleri.
• Operasyon: Teslim performansı (ortalama/azami süre), karantina özeti (düşürülen, serbest bırakılan, silinen, bekleyen), hız sınırı ve güvenlik olayları (başarısız SMTP kimlik doğrulama, engellenen IP adresleri).
• Sistem: Lisans kullanımı ve sistem sağlığı; altbilgide rapor numarası, kurulu sürüm ve sunucu adı yer alır.

Rapor hata-toleranslıdır: bir bölümün verisi alınamazsa o bölüm sıfır/boş görünür, rapor yine üretilir ve gönderilir.

Zamanlama ve Veri Penceresi

Zamanlayıcı arka planda 15 dakikada bir tüm tanımları kontrol eder ve gönderim zamanı gelenleri gönderir. Bu ekranı doğru anlamak için birkaç davranış önemlidir:

• Veri penceresi her zaman tamamlanmış dönemdir. Günlük rapor bir önceki tam günü (dün 00:00'dan bugün 00:00'a), haftalık rapor bir önceki tam haftayı (geçen Pazartesi'den bu Pazartesi'ye) kapsar. Rapor asla bugünün ya da bu haftanın kısmi verisini içermez — bu yüzden rakamlar sabittir, gün içinde değişmez.
• Saatler Türkiye saatidir (UTC+3). Gönderim saati bu saat dilimine göre yorumlanır.
• Gönderim yalnız 15 dakikalık dilimlerde olur — :00, :15, :30 ve :45. Zamanlayıcı bu ritimle çalıştığı için ara bir dakika seçilemez.
• Aynı dönem iki kez gönderilmez. Zamanlayıcı yeniden başlasa veya dilimler çakışsa bile bir dönemin raporu tek sefer gider (yinelenen gönderim koruması). Gönderim başarısız olursa bir sonraki dilimde yeniden denenir.

Ayarlar

Aşağıdaki alanlar, Rapor Tanımı Ekle ile veya bir kartı Düzenle ile açtığında formda görünür; tanımın ne zaman, kime ve hangi biçimde gönderileceğini belirler.

Tanım adı — Tanımı listede ve düzenleme ekranında ayırt etmen için serbest metin bir etikettir (en fazla 120 karakter). (varsayılan: boş)

Neden var: Farklı periyot, alıcı veya biçimde birden çok tanımın olduğunda hangisinin hangisi olduğunu görebilmen için.

Değiştirirsen: Ad yalnız görünen etikettir; raporun içeriğini, kapsamını veya e-posta konusunu değiştirmez. İçerik periyoda göre belirlenir, ada göre değil.

caution

Ada bakarak rapor içeriği bekleme: her tanım aynı kapsamlı yönetici raporunu gönderir. Tanımın adı e-posta konusunu bile belirlemez — konu periyottan üretilir ("Günlük Yönetici Raporu" veya "Haftalık Yönetici Raporu"). "Karantina" ya da "Aylık" gibi bir ad, o türde ayrı bir rapor üretmez.

Periyot — Raporun kapsadığı veri penceresini ve gönderim sıklığını belirler. (varsayılan: Günlük)

Neden var: Günlük operasyonel takip ile dönemsel yönetim özeti farklı ihtiyaçlardır; periyot bu iki ritmi ayırır.

Değerler:

• Günlük — Her gün gönderilir; rapor bir önceki tam günü kapsar, zaman serisi saatliktir.
• Haftalık — Haftada bir, seçtiğin günde gönderilir; rapor bir önceki tam haftayı kapsar, zaman serisi günlüktür.

Aylık periyot yoktur; sistemde yalnız Günlük ve Haftalık seçenekleri bulunur.

Gönderim saati — Raporun gönderileceği saat (Türkiye saati, UTC+3). Yalnız 15 dakikalık dilimler seçilebilir: :00, :15, :30, :45. (varsayılan: 08:00)

Neden var: Raporun dönem başında masanda olması için gönderim anını sen belirlersin.

Değiştirirsen: Daha erken bir saat raporu mesai öncesi gelen kutuna getirir. Ara bir dakika (örn. 08:07) kabul edilmez; listedeki 15 dakikalık dilimlerden birini seçmelisin.

Haftanın günü — Haftalık raporun hangi gün gönderileceği (Pazartesi–Pazar). (varsayılan: Pazartesi)

Neden var: Haftalık özet için sabit bir teslim günü belirlemek üzere.

Değiştirirsen: Yalnız Haftalık periyotta etkilidir; Günlük periyot seçiliyken yok sayılır.

Format — Raporun alıcıya hangi biçimde ulaşacağı. (varsayılan: HTML)

Neden var: Alıcının raporu nasıl kullanacağına göre biçim değişir: gelen kutusunda hızlı okumak mı, yoksa arşivlemek ve paylaşmak için tek dosya mı.

Değerler:

• HTML — Tam rapor doğrudan e-posta gövdesinde gelir; grafikler ve logo gömülüdür, ek dosya yoktur.
• PDF — Rapor A4 boyutunda bir PDF eki olarak gelir (dosya adı deepfilter-rapor-YYYYMMDD.pdf); e-posta gövdesinde yalnız kısa bir kapak notu (dönem ve sunucu) bulunur, tam rapor gövdede tekrarlanmaz.

note

Önizleme, biçim ne olursa olsun her zaman HTML gösterir; ayrı bir PDF önizlemesi yoktur. Ayrıca PDF üretimi bir nedenle başarısız olursa rapor kaybolmaz: tam içerik HTML olarak e-posta gövdesine düşer ve gönderim yine tamamlanır.

Alıcılar — Raporun gönderileceği e-posta adresleri. (en az 1, en fazla 50)

Neden var: Raporun kime gideceğini belirler; birden çok yönetici veya paydaş aynı raporu alabilir.

Değiştirirsen: En az bir alıcı zorunludur; alıcısı olmayan bir tanım gönderim yapamaz ve kartında "Alıcı listesi boş" durumu görünür. Aynı adres yinelenirse teke indirilir.

Dil — Rapor içeriğinin ve e-posta konusunun dili: Türkçe veya İngilizce. (varsayılan: Türkçe)

Neden var: Alıcı kitlesinin diline göre rapor Türkçe ya da İngilizce üretilir.

Aktif / Pasif — Tanımın zamanı geldiğinde gönderim yapıp yapmayacağını belirleyen anahtar (kartın üstünde ve formda bulunur). (varsayılan: Aktif)

Neden var: Bir raporu silmeden geçici olarak durdurabilmek için.

Değiştirirsen: Pasif yaptığında tüm ayarlar (alıcılar, saat, biçim, dil) korunur ama zamanı gelse bile gönderim olmaz. Yeniden Aktif yaptığında bir sonraki uygun dilimden itibaren gönderim sürer.

Yeni Rapor Tanımı Oluşturma

Ön koşullar

• Raporu alacak en az bir e-posta adresi hazır olmalı.
• Toplam tanım sayısı 20'nin altında olmalı; üst sınır 20 rapor tanımıdır.

Adımlar

1. Yönetim → Raporlar ekranını aç.
2. Sağ üstteki Rapor Tanımı Ekle'ye tıkla.
3. Tanıma, listede tanıyacağın bir ad ver.
4. Periyodu seç (Günlük veya Haftalık). Haftalık seçtiysen gönderim gününü belirle.
5. Gönderim saatini 15 dakikalık dilimlerden seç.
6. Biçimi (HTML veya PDF) ve dili (Türkçe veya İngilizce) seç.
7. En az bir alıcı e-posta adresi ekle.
8. Tanımın Aktif olduğundan emin ol ve kaydet.

Doğrulama — başarılı olduğunu şuradan anlarsın

• Yeni tanım listeye bir kart olarak eklenir ve "Henüz gönderilmedi" durumunda görünür.
• İçeriği hemen görmek için karttaki Önizle'yi, gerçek bir gönderimi denemek için Test Gönder'i kullan (aşağıya bkz.). Planlı ilk gönderim, seçtiğin periyot, gün ve saat geldiğinde otomatik gerçekleşir.

Raporu Önizleme ve Test Gönderme

Bir tanımı, planlı gönderimini beklemeden iki yolla deneyebilirsin. İkisi de tanımlı alıcıları veya zamanlamayı etkilemez.

Önizleme (göz ikonu)

• Kart altındaki göz ikonuna tıkla. Rapor o an üretilir ama gönderilmez; içerik "Rapor Önizleme" penceresinde güvenli biçimde açılır. Biçim PDF olsa bile önizleme HTML gösterir.

Test Gönderme (kağıt uçak ikonu)

• Kart altındaki kağıt uçak ikonuna tıkla. Açılan pencerede tek bir test e-posta adresi gir ve gönder. Rapor üretilip yalnızca o adrese hemen ulaşır.

Doğrulama — başarılı olduğunu şuradan anlarsın

• Test adresinin gelen kutusunda rapor görünür.
• Kartın Son gönderim bilgisi değişmez — çünkü test gönderimi zamanlamayı ve tanımlı alıcıları etkilemez.

note

Test Gönder, raporu tanımlı alıcılara göndermez. Yalnız o an girdiğin tek test adresine ulaşır; "Son gönderim" zamanını güncellemez ve planlı gönderimi etkilemez. Raporu asıl alıcılara ulaştıran tek yol, tanımın planlanan periyot/gün/saatinde gerçekleşen otomatik gönderimdir.

Raporu Duraklatma ve Silme

Duraklatma

• Bir raporu geçici durdurmak için kartın üstündeki anahtarı Pasif konuma al. Tanım ve tüm ayarları korunur; zamanı gelse bile gönderim olmaz. Yeniden Aktif yaptığında gönderim bir sonraki uygun dilimden sürer.

Silme

• Bir tanımı kalıcı kaldırmak için kart altındaki kırmızı çöp ikonuna tıkla ve açılan onayı ver.

caution

Silme geri alınamaz: tanım ve tüm ayarları (alıcılar, saat, biçim, dil) kaldırılır ve gerekirse yeniden oluşturman gerekir. Bir raporu yalnız geçici durduracaksan silme yerine Pasif yap — tüm ayarlar korunur.

Sorun Giderme

Kartta "Henüz gönderilmedi" yazıyor.

• Sebep: Tanım hiç gönderim yapmadı — genelde yeni oluşturulmuştur ve ilk planlı dilim henüz gelmemiştir, ya da tanım Pasif'tir.
• Çare: Tanımın Aktif olduğunu ve periyot/gün/saatin beklediğin zamanla uyuştuğunu doğrula. İçeriği hemen görmek için Test Gönder kullan.

Kartta "Alıcı listesi boş" yazıyor.

• Sebep: Tanımda hiç alıcı yok; bu nedenle gönderim yapılamaz.
• Çare: Düzenle ile en az bir alıcı e-posta adresi ekle ve kaydet.

Kartta "Hata" ve teknik bir açıklama görünüyor.

• Sebep: Son gönderim denemesi başarısız oldu.
• Çare: Açıklamadaki ayrıntıya bak ve alıcı adreslerinin geçerli olduğunu doğrula. Gönderim, bir sonraki planlı dilimde otomatik yeniden denenir.

Rapor beklenen saatte gelmedi.

• Sebep: Saat Türkiye saatine (UTC+3) göredir ve gönderim yalnız 15 dakikalık dilimlerde olur; ayrıca tanım Pasif olabilir veya alıcı adresi hatalı olabilir.
• Çare: Gönderim saatinin bir 15 dakikalık dilime denk geldiğini, tanımın Aktif olduğunu ve alıcı adresinin doğru olduğunu kontrol et.

Rakamlar bugünün trafiğini yansıtmıyor.

• Sebep: Rapor her zaman tamamlanmış dönemi kapsar; günlük rapor dünü, haftalık rapor geçen haftayı gösterir. Bu, tasarımın gereğidir.
• Çare: Güncel ve canlı veriyi panelden izle; rapor, kapanmış bir dönemin sabit özetidir.