Raporlar

E-posta güvenliğini düzenli takip etmek, panele her gün girmeyi gerektirir; pratikte bu takip aksar. Raporlar bu yükü ortadan kaldırır: tanımladığın bir takvime göre, tamamlanmış bir dönemin (bir gün veya bir hafta) güvenlik özetini otomatik üretir ve seçtiğin alıcılara e-posta ile gönderir. Böylece koruma oranı, tehdit dağılımı, karantina özeti ve sistem durumu her gün ya da hafta panele girmeden gelen kutunda olur.

Her rapor tanımı, üreteceği bir rapor türü taşır. İki tür vardır: kuruluşun tüm güvenlik tablosunu özetleyen kapsamlı Yönetici Raporu ve karantina etkinliği ile portal kullanımına odaklanan Karantina Raporu. Bir tanımın içeriğini seçtiğin bu rapor türü, kapsadığı dönemi periyot (günlük/haftalık), alıcıya ulaşış biçimini ise format (HTML/PDF) belirler. Tanıma verdiğin ad yalnızca listede ayırt etmen için serbest bir etikettir; raporun içeriğini ad değil, seçtiğin rapor türü belirler.

Her kart bir zamanlanmış rapor tanımını, gönderim takvimini ve son gönderim durumunu gösterir.

Yönetici Raporu

Yönetici Raporu, seçtiğin dönemin tamamlanmış verisinden üretilen kapsamlı bir güvenlik özetidir; kuruluşun genel koruma tablosunu tek bakışta görmek için kullanılır ve şu bölümleri içerir:

• Genel bakış: Koruma oranı, işlenen toplam e-posta sayısı ve toplam tehdit; iletilen, karantinaya alınan ve reddedilen e-posta sayıları — her biri bir önceki döneme göre yüzde değişimiyle.
• Trafik: Gelen/giden yön kırılımı ve dönem boyunca zaman serisi (günlük raporda saatlik, haftalık raporda günlük dökülür).
• Tehdit kırılımı: Tehditlerin, karantina ekranındaki kategorilerle aynı dille dağılımı — Antivirüs İmza, Kimlik Avı (Phishing), RBL Kara Liste, DeepFilter AI, SGB Tehdit İstihbaratı, Merkezi İstihbarat ve DLP/İçerik Koruması; her kategori adet ve pay olarak verilir.
• En çok listeleri: En çok e-posta gönderenler, Geçici Ret uygulanan gönderenler, en çok alıcılar, en çok spam kaynağı ülkeler ve IP adresleri.
• Operasyon: Teslim performansı (ortalama/azami süre), karantina özeti (düşürülen, serbest bırakılan, silinen, bekleyen), hız sınırı ve güvenlik olayları (başarısız SMTP kimlik doğrulama, engellenen IP adresleri).
• Sistem: Lisans kullanımı ve sistem sağlığı; altbilgide rapor numarası, kurulu sürüm ve sunucu adı yer alır.

Rapor hata-toleranslıdır: bir bölümün verisi alınamazsa o bölüm sıfır/boş görünür, rapor yine üretilir ve gönderilir.

Karantina Raporu

Karantina Raporu, kuruluşun genel güvenlik tablosu yerine yalnızca karantina etkinliğine ve son kullanıcıların portal kullanımına odaklanan daha dar kapsamlı bir rapordur. Kaynağı, karantina verisi ile kullanıcı portalı ziyaret kayıtlarıdır. "Hangi adresler ne kadar istenmeyen e-posta alıyor, bu e-postalar nereden geliyor ve kullanıcılar karantinalarını ne sıklıkta kontrol ediyor" sorularını yanıtlar; karantinayı ve son kullanıcı davranışını düzenli izlemek isteyen yöneticiler için ayrı bir tür olarak vardır.

Rapor şu bölümleri içerir:

• Toplam engellenen e-posta — Dönemde karantinaya alınan toplam e-posta sayısı.
• En çok spam alan ilk 10 adres/alan adı — Dönemde en çok istenmeyen e-posta alan alıcı adresleri ve alan adları.
• En çok spam gönderenler — Karantinaya en çok e-posta düşüren gönderen kaynakları.
• Alan adı dağılımı — Karantinaya alınan e-postaların korunan alan adlarına göre dağılımı.
• Kullanıcı (portal) ziyaret sıklığı — Son kullanıcıların karantina portalını dönem içinde ne sıklıkta ziyaret ettiği.

Karantina Raporu da Yönetici Raporu gibi günlük ya da haftalık üretilir: günlük rapor bir önceki tam takvim gününü kapsar ve ertesi sabah gönderilir, haftalık rapor bir önceki tam haftayı kapsar. Çıktı, HTML e-posta gövdesinde ya da PDF eki olarak alınır ve seçtiğin alıcılara e-posta ile ulaşır. Gönderim öncesi içeriği Önizle ile görebilir, Test Gönder ile tek bir adrese deneme yollayabilirsin (aşağıdaki Raporu Önizleme ve Test Gönderme bölümüne bkz.).

Karantina Raporu Oluşturma

Karantina Raporu, diğer raporlarla aynı formdan üretilir; tek fark rapor türü seçimidir.

Adımlar

1. Yönetim → Raporlar → Rapor Tanımı Ekle ile yeni bir tanım aç.
2. Rapor türü olarak Karantina Raporu'nu seç.
3. Periyodu (Günlük/Haftalık), gönderim saatini, biçimi, dili ve en az bir alıcıyı, diğer raporlarda olduğu gibi doldur (bkz. Ayarlar).
4. Tanımı Aktif bırakıp kaydet.

Doğrulama — başarılı olduğunu şuradan anlarsın

• Karttaki Önizle ile açtığın raporda toplam engellenen e-posta, en çok spam alan ilk 10 adres/alan adı ve kullanıcı ziyaret sıklığı bölümleri dolu gelir. Test Gönder ile tek bir adrese deneme yollayarak teslimi doğrulayabilirsin.

Zamanlama ve Veri Penceresi

Zamanlayıcı arka planda 15 dakikada bir tüm tanımları kontrol eder ve gönderim zamanı gelenleri gönderir. Bu ekranı doğru anlamak için birkaç davranış önemlidir:

• Veri penceresi her zaman tamamlanmış dönemdir. Günlük rapor bir önceki tam günü (dün 00:00'dan bugün 00:00'a), haftalık rapor bir önceki tam haftayı (geçen Pazartesi'den bu Pazartesi'ye) kapsar. Rapor asla bugünün ya da bu haftanın kısmi verisini içermez — bu yüzden rakamlar sabittir, gün içinde değişmez.
• Saatler Türkiye saatidir (UTC+3). Gönderim saati bu saat dilimine göre yorumlanır.
• Gönderim yalnız 15 dakikalık dilimlerde olur — :00, :15, :30 ve :45. Zamanlayıcı bu ritimle çalıştığı için ara bir dakika seçilemez.
• Aynı dönem iki kez gönderilmez. Zamanlayıcı yeniden başlasa veya dilimler çakışsa bile bir dönemin raporu tek sefer gider (yinelenen gönderim koruması). Gönderim başarısız olursa bir sonraki dilimde yeniden denenir.

Ayarlar

Aşağıdaki alanlar, Rapor Tanımı Ekle ile veya bir kartı Düzenle ile açtığında formda görünür; tanımın ne zaman, kime ve hangi biçimde gönderileceğini belirler.

Rapor türü — Bu tanımın hangi raporu üreteceğini belirler. (varsayılan: Yönetici Raporu)

Neden var: Kuruluşun genel güvenlik tablosu ile karantina/portal odaklı özet farklı ihtiyaçlardır; rapor türü bu iki içeriği ayırır.

Değerler:

• Yönetici Raporu — Kapsamlı güvenlik özeti: koruma oranı, trafik, tehdit kırılımı, en çok listeleri, operasyon ve sistem bölümleri.
• Karantina Raporu — Karantina etkinliğine ve portal ziyaret sıklığına odaklanan dar kapsamlı rapor (bkz. yukarıdaki Karantina Raporu bölümü).

Değiştirirsen: Tür yalnızca üretilen içeriği değiştirir; periyot, gönderim saati, format, alıcılar ve dil ayarları her iki tür için de aynı biçimde çalışır.

Tanım adı — Tanımı listede ve düzenleme ekranında ayırt etmen için serbest metin bir etikettir (en fazla 120 karakter). (varsayılan: boş)

Neden var: Farklı periyot, alıcı veya biçimde birden çok tanımın olduğunda hangisinin hangisi olduğunu görebilmen için.

Değiştirirsen: Ad yalnız görünen etikettir; raporun içeriğini, kapsamını veya e-posta konusunu değiştirmez. İçerik seçtiğin rapor türü ve periyoda göre belirlenir, ada göre değil.

UYARI

Tanım adı yalnızca bir etikettir; raporun içeriğini rapor türü belirler, ad değil. Bir tanıma "Karantina" adını vermen onu Karantina Raporu yapmaz — bunun için rapor türü'nü ayrıca Karantina Raporu seçmelisin. E-posta konusu da addan değil, seçtiğin tür ve periyottan üretilir.

Periyot — Raporun kapsadığı veri penceresini ve gönderim sıklığını belirler. (varsayılan: Günlük)

Neden var: Günlük operasyonel takip ile dönemsel yönetim özeti farklı ihtiyaçlardır; periyot bu iki ritmi ayırır.

Değerler:

• Günlük — Her gün gönderilir; rapor bir önceki tam günü kapsar, zaman serisi saatliktir.
• Haftalık — Haftada bir, seçtiğin günde gönderilir; rapor bir önceki tam haftayı kapsar, zaman serisi günlüktür.

Aylık periyot yoktur; sistemde yalnız Günlük ve Haftalık seçenekleri bulunur.

Gönderim saati — Raporun gönderileceği saat (Türkiye saati, UTC+3). Yalnız 15 dakikalık dilimler seçilebilir: :00, :15, :30, :45. (varsayılan: 08:00)

Neden var: Raporun dönem başında masanda olması için gönderim anını sen belirlersin.

Değiştirirsen: Daha erken bir saat raporu mesai öncesi gelen kutuna getirir. Ara bir dakika (örn. 08:07) kabul edilmez; listedeki 15 dakikalık dilimlerden birini seçmelisin.

Haftanın günü — Haftalık raporun hangi gün gönderileceği (Pazartesi–Pazar). (varsayılan: Pazartesi)

Neden var: Haftalık özet için sabit bir teslim günü belirlemek üzere.

Değiştirirsen: Yalnız Haftalık periyotta etkilidir; Günlük periyot seçiliyken yok sayılır.

Format — Raporun alıcıya hangi biçimde ulaşacağı. (varsayılan: HTML)

Neden var: Alıcının raporu nasıl kullanacağına göre biçim değişir: gelen kutusunda hızlı okumak mı, yoksa arşivlemek ve paylaşmak için tek dosya mı.

Değerler:

• HTML — Tam rapor doğrudan e-posta gövdesinde gelir; grafikler ve logo gömülüdür, ek dosya yoktur.
• PDF — Rapor A4 boyutunda bir PDF eki olarak gelir (dosya adı deepfilter-rapor-YYYYMMDD.pdf); e-posta gövdesinde yalnız kısa bir kapak notu (dönem ve sunucu) bulunur, tam rapor gövdede tekrarlanmaz.

BİLGİ

Önizleme, biçim ne olursa olsun her zaman HTML gösterir; ayrı bir PDF önizlemesi yoktur. Ayrıca PDF üretimi bir nedenle başarısız olursa rapor kaybolmaz: tam içerik HTML olarak e-posta gövdesine düşer ve gönderim yine tamamlanır.

Alıcılar — Raporun gönderileceği e-posta adresleri. (en az 1, en fazla 50)

Neden var: Raporun kime gideceğini belirler; birden çok yönetici veya paydaş aynı raporu alabilir.

Değiştirirsen: En az bir alıcı zorunludur; alıcısı olmayan bir tanım gönderim yapamaz ve kartında "Alıcı listesi boş" durumu görünür. Aynı adres yinelenirse teke indirilir.

Dil — Rapor içeriğinin ve e-posta konusunun dili: Türkçe veya İngilizce. (varsayılan: Türkçe)

Neden var: Alıcı kitlesinin diline göre rapor Türkçe ya da İngilizce üretilir.

Aktif / Pasif — Tanımın zamanı geldiğinde gönderim yapıp yapmayacağını belirleyen anahtar (kartın üstünde ve formda bulunur). (varsayılan: Aktif)

Neden var: Bir raporu silmeden geçici olarak durdurabilmek için.

Değiştirirsen: Pasif yaptığında tüm ayarlar (alıcılar, saat, biçim, dil) korunur ama zamanı gelse bile gönderim olmaz. Yeniden Aktif yaptığında bir sonraki uygun dilimden itibaren gönderim sürer.

Yeni Rapor Tanımı Oluşturma

Ön koşullar

• Raporu alacak en az bir e-posta adresi hazır olmalı.
• Toplam tanım sayısı 20'nin altında olmalı; üst sınır 20 rapor tanımıdır.

Adımlar

1. Yönetim → Raporlar ekranını aç.
2. Sağ üstteki Rapor Tanımı Ekle'ye tıkla.
3. Tanıma, listede tanıyacağın bir ad ver.
4. Rapor türünü seç: kapsamlı Yönetici Raporu ya da karantina/portal odaklı Karantina Raporu.
5. Periyodu seç (Günlük veya Haftalık). Haftalık seçtiysen gönderim gününü belirle.
6. Gönderim saatini 15 dakikalık dilimlerden seç.
7. Biçimi (HTML veya PDF) ve dili (Türkçe veya İngilizce) seç.
8. En az bir alıcı e-posta adresi ekle.
9. Tanımın Aktif olduğundan emin ol ve kaydet.

Doğrulama — başarılı olduğunu şuradan anlarsın

• Yeni tanım listeye bir kart olarak eklenir ve "Henüz gönderilmedi" durumunda görünür.
• İçeriği hemen görmek için karttaki Önizle'yi, gerçek bir gönderimi denemek için Test Gönder'i kullan (aşağıya bkz.). Planlı ilk gönderim, seçtiğin periyot, gün ve saat geldiğinde otomatik gerçekleşir.

Raporu Önizleme ve Test Gönderme

Bir tanımı, planlı gönderimini beklemeden iki yolla deneyebilirsin. İkisi de tanımlı alıcıları veya zamanlamayı etkilemez.

Önizleme (göz ikonu)

• Kart altındaki göz ikonuna tıkla. Rapor o an üretilir ama gönderilmez; içerik "Rapor Önizleme" penceresinde güvenli biçimde açılır. Biçim PDF olsa bile önizleme HTML gösterir.

Test Gönderme (kağıt uçak ikonu)

• Kart altındaki kağıt uçak ikonuna tıkla. Açılan pencerede tek bir test e-posta adresi gir ve gönder. Rapor üretilip yalnızca o adrese hemen ulaşır.

Doğrulama — başarılı olduğunu şuradan anlarsın

• Test adresinin gelen kutusunda rapor görünür.
• Kartın Son gönderim bilgisi değişmez — çünkü test gönderimi zamanlamayı ve tanımlı alıcıları etkilemez.

BİLGİ

Test Gönder, raporu tanımlı alıcılara göndermez. Yalnız o an girdiğin tek test adresine ulaşır; "Son gönderim" zamanını güncellemez ve planlı gönderimi etkilemez. Raporu asıl alıcılara ulaştıran tek yol, tanımın planlanan periyot/gün/saatinde gerçekleşen otomatik gönderimdir.

Raporu Duraklatma ve Silme

Duraklatma

• Bir raporu geçici durdurmak için kartın üstündeki anahtarı Pasif konuma al. Tanım ve tüm ayarları korunur; zamanı gelse bile gönderim olmaz. Yeniden Aktif yaptığında gönderim bir sonraki uygun dilimden sürer.

Silme

• Bir tanımı kalıcı kaldırmak için kart altındaki kırmızı çöp ikonuna tıkla ve açılan onayı ver.

UYARI

Silme geri alınamaz: tanım ve tüm ayarları (alıcılar, saat, biçim, dil) kaldırılır ve gerekirse yeniden oluşturman gerekir. Bir raporu yalnız geçici durduracaksan silme yerine Pasif yap — tüm ayarlar korunur.

Sorun Giderme

Kartta "Henüz gönderilmedi" yazıyor.

• Sebep: Tanım hiç gönderim yapmadı — genelde yeni oluşturulmuştur ve ilk planlı dilim henüz gelmemiştir, ya da tanım Pasif'tir.
• Çare: Tanımın Aktif olduğunu ve periyot/gün/saatin beklediğin zamanla uyuştuğunu doğrula. İçeriği hemen görmek için Test Gönder kullan.

Kartta "Alıcı listesi boş" yazıyor.

• Sebep: Tanımda hiç alıcı yok; bu nedenle gönderim yapılamaz.
• Çare: Düzenle ile en az bir alıcı e-posta adresi ekle ve kaydet.

Kartta "Hata" ve teknik bir açıklama görünüyor.

• Sebep: Son gönderim denemesi başarısız oldu.
• Çare: Açıklamadaki ayrıntıya bak ve alıcı adreslerinin geçerli olduğunu doğrula. Gönderim, bir sonraki planlı dilimde otomatik yeniden denenir.

Rapor beklenen saatte gelmedi.

• Sebep: Saat Türkiye saatine (UTC+3) göredir ve gönderim yalnız 15 dakikalık dilimlerde olur; ayrıca tanım Pasif olabilir veya alıcı adresi hatalı olabilir.
• Çare: Gönderim saatinin bir 15 dakikalık dilime denk geldiğini, tanımın Aktif olduğunu ve alıcı adresinin doğru olduğunu kontrol et.

Rakamlar bugünün trafiğini yansıtmıyor.

• Sebep: Rapor her zaman tamamlanmış dönemi kapsar; günlük rapor dünü, haftalık rapor geçen haftayı gösterir. Bu, tasarımın gereğidir.
• Çare: Güncel ve canlı veriyi panelden izle; rapor, kapanmış bir dönemin sabit özetidir.