Geri Çekme
Teslim edilmiş bir e-postayı kullanıcı posta kutularından geri çekmek tek tıkla biten bir işlem değildir: DeepFilter önce her posta kutusunu tarar ve hangi mesajın nerede olduğunu, kimin açtığını çıkarır; silme yalnız yöneticinin onayından sonra başlar. Bu iki fazlı yapı bilinçlidir — geri çekme kullanıcı verisine dokunur ve geri dönüşü yoktur.
Bu tarama ve silme arka planda ilerler; yüzlerce posta kutusunu kapsayan bir iş dakikalar sürebilir. Geri Çekme ekranı bu işlerin tek adresidir: bekleyen işleri buradan onaylar ya da iptal edersiniz, çalışan işleri canlı izlersiniz ve tamamlanmış işlerin kaydını — kimin, kaç mesajı, hangi kiple geri çektiğini — buradan okursunuz. E-posta Trafiği ekranındaki pencereyi kapattığınızda iş kaybolmaz; onay bekleyen iş burada sizi bekler.
Geri Çekme ekranına İzle → Geri Çekme yolundan ulaşılır. Geri çekme işleri ePosta Trafiği ekranından ya da bu sayfadaki kampanya akışıyla başlatılır; bağlantı ve kip ayarları ise Yönetim → Entegrasyon → Zimbra SOAP sayfasında tanımlanır.
Bu ekran yalnızca genel yönetici rolüne sahip kullanıcılara görünür. Zimbra entegrasyonu ya da geri çekme özelliği kapatılmış olsa bile ekran erişilebilir kalır: liste, ayrıntı, iptal ve dışa aktarma çalışmaya devam eder, yalnızca yeni iş açma ve onaylama kapanır. Özelliği kapatma refleksi genellikle "bu iş yanlış gitti, durdurun" anında geldiği için süren işin kontrolü elinizden alınmaz.
Bir İşin Yaşam Döngüsü
Her geri çekme işi aynı sırayı izler; ekrandaki Durum sütunu işin bu sıradaki yerini gösterir:
| Durum | Ne anlatır |
|---|---|
| Önizleniyor | Posta kutuları taranıyor: hangi mesaj nerede ve kim açmış. Bu aşamada hiçbir şey silinmez. |
| Onay bekliyor | Tarama bitti, sonuçlar hazır ve iş sizin kararınızı bekliyor. Hâlâ hiçbir mesaja dokunulmadı. |
| Çalışıyor | Onay verildi, mesajlar posta kutularından alınıyor. |
| Tamamlandı | Tüm kalemler işlendi, hata kalmadı. |
| Hatalarla tamamlandı | İş bitti, ancak bazı kalemler yetki hatası aldı ya da başarısız oldu. |
| İptal edildi | İş yönetici tarafından durduruldu. |
| Başarısız | İş açıldığı anda çalışamadı; genellikle bağlantı bilgileri eksik ya da özellik kapalıdır. |
Onay bekliyor durumundaki bir iş 24 saat içinde onaylanmazsa kendiliğinden iptal olur ve kalemleri "onay 24 saat içinde verilmedi" notuyla kapanır. Bu, unutulmuş bir işin günler sonra beklenmedik biçimde silme yapmasını önler; aynı müdahale gerekiyorsa yeni bir iş açın.
İş Listesi
Tablo işleri en yeni en üstte olacak biçimde sıralar. Sütunlar bir işi tek satırda değerlendirmek için gereken bilgileri taşır:
- Tarih — İşin açıldığı an.
- Yönetici — İşi onaylayan yönetici; henüz onaylanmamışsa açan yönetici.
- Kaynak — İşin nasıl doğduğu: Trafik seçimi (ePosta Trafiği ekranında satır seçilerek) ya da Kampanya (konu, gönderen ve zaman aralığı verilerek).
- Kip — İşin açıldığı andaki geri çekme modu: Çöp kutusuna taşı ya da Kalıcı sil. Bu değer işin kendi kaydıdır; ayarları sonradan değiştirmeniz geçmiş işleri değiştirmez.
- Durum — Yukarıdaki yaşam döngüsündeki yeri.
- Sayaçlar — Toplam kalem, geri çekilen ve başarısız sayısı.
- İşlem — Onay bekleyen işlerde Onayla, onay bekleyen ve çalışan işlerde İptal, tüm işlerde kalem listesini indiren dışa aktarma düğmesi. Onayla düğmesi tek başına silme başlatmaz; işin önizlemesini açar, onay kalem listesinin altındadır.
Sayfanın üstünde o an çalışan iş sayısı gösterilir; aktif iş varken liste kendiliğinden tazelenir, işin bittiğini görmek için Yenile'ye basmanız gerekmez.
Bir satıra tıkladığınızda işin ayrıntısı açılır. Ayrıntı, işin durumuna göre iki yüzden birini gösterir: yönlendirilebilir bir işte (önizleniyor, onay bekliyor, çalışıyor) onay, ilerleme ve iptal aynı pencereden yönetilir; kapanmış bir işte ekran salt-okunur bir denetim görünümüne döner.
Önizlemesi süren bir işin penceresi taramayı canlı izler. İlk anda alıcılar çözümlenir: hangi e-postanın hangi posta kutusuna düştüğü belirlenir, dağıtım listeleri üyelerine açılır. Tarama başladıktan sonra pencerede bir ilerleme çubuğu ve "N / M kalem işlendi" sayacı görünür. Sayaç, sonucu belli olan her kalemi sayar (bulunan, bulunamayan, yetki hatası alan ya da kapsam dışı kalan); tarama salt okunurdur ve bu adımda hiçbir şey silinmez.
Bir dağıtım listesi üyelerine açıldıkça toplam kalem sayısı (M) büyür; bu yüzden ilerleme yüzdesi tarama sırasında geri düşebilir. Bu bir arıza değildir, taranacak posta kutusu sayısının arttığını gösterir. Önizlemenin hızı Yönetim → Entegrasyon → Zimbra SOAP sayfasındaki Önizleme hızı ayarına bağlıdır.
Kalem Durumları
Bir iş, her biri tek bir mesaj ve alıcı çifti olan kalemlerden oluşur. İş ayrıntısındaki tablo her kalemin ne olduğunu ayrı ayrı söyler:
| Kalem durumu | Ne anlatır |
|---|---|
| Eşleşti | Mesaj posta kutusunda bulundu; onay verildiğinde işleme girecek. |
| Bulunamadı | Arama isabet vermedi. Kullanıcı mesajı zaten silmiş olabilir, eşleşme için gereken bilgi (konu, zaman) eksiktir ya da adaylar eşleşme ölçütlerinden birine takılmıştır; Hata sütunu hangi ölçütün kaç adayı elediğini yazar. |
| Yetki hatası | Zimbra, o posta kutusunda oturum açılmasına izin vermedi; kaleme hiç dokunulmaz. |
| Hariç tutuldu | Kalem işleme girmedi: onay ekranında işareti kaldırılmış ya da birden çok aday bulunduğu için onaylanmamıştır. |
| Geri çekiliyor | Silme işlemi o kalem için sürüyor. |
| Geri çekildi | Mesaj posta kutusundan alındı. |
| Okunmuş — atlandı | Kullanıcı e-postayı açmıştı ve ayarlarda "okunmuş e-postaları da geri çek" kapalıydı; mesaja dokunulmadı. |
| Başarısız | Kalem bir hata nedeniyle işlenemedi; Hata sütunu nedenini yazar. |
| İptal edildi | İş durdurulduğunda sıradaki kalemler bu durumla kapanır. |
Kalem tablosundaki Okundu sütunu, e-postayı kaç kullanıcının açtığını gösterir. Bu bilgi onay vermeden önce de okunabilir ve bir olayın gerçek kapsamını (kaç kişi kimlik avı e-postasını açtı) çıkarmanın en hızlı yoludur.
Bekleyen Bir İşi Onaylama
Ön koşullar
- İş Onay bekliyor durumunda olmalıdır; önizlemesi süren bir iş henüz onaylanamaz.
- İşin kipini (çöp kutusu / kalıcı silme) ayrıntı penceresindeki özet satırından doğrulayın; kip iş açıldığı anda sabitlenmiştir.
Adımlar
- İzle → Geri Çekme ekranını açın.
- Onay bekliyor durumundaki işin satırındaki Onayla düğmesine tıklayın (ya da satıra tıklayıp ayrıntı penceresini açın).
- Kalem tablosunu gözden geçirin: geri çekilmesini istemediğiniz kalemlerin Geri çek kutusunun işaretini kaldırın.
- Onay gerekli etiketli kalemleri değerlendirin. Bunlar için birden çok aday mesaj bulunmuştur ve işaretlemediğiniz sürece geri çekilmezler; doğru mesaj olduğundan eminseniz kutularını işaretleyin.
- Geri çekmeyi onayla düğmesine tıklayın. Kip Kalıcı sil ise düğme iki aşamalıdır: ilk basış uyarıyı gösterir, ikinci basış işlemi başlatır.
Doğrulama — başarılı olduğunu şuradan anlarsınız
- İş Çalışıyor durumuna geçer, ilerleme çubuğu "N / M kalem işlendi" bilgisini gösterir ve iş bittiğinde Tamamlandı (ya da hata varsa Hatalarla tamamlandı) durumuna döner. Geri çekilen e-postalar ePosta Trafiği listesinde Geri çekildi rozetiyle görünür.
Onay, kullanıcı posta kutularından e-posta silinmesini başlatır. Çöp kutusuna taşı kipinde kullanıcı mesajı çöp kutusundan geri alabilir; Kalıcı sil kipinde mesaj kurtarılamaz. Onaydan sonra işi iptal etseniz bile o ana kadar silinen mesajlar geri gelmez. Kapsamdan emin değilseniz önce kalem listesini dışa aktarıp inceleyin — dışa aktarma onay vermeden de çalışır.
Çalışan Bir İşi İzleme
Adımlar
- İzle → Geri Çekme ekranını açın.
- Çalışıyor durumundaki işin satırına tıklayın.
- Açılan pencerede ilerleme çubuğunu, işlenen kalem sayısını ve sayaçları izleyin.
Doğrulama — başarılı olduğunu şuradan anlarsınız
- İşlenen kalem sayısı artmaya devam eder ve iş sonunda kendiliğinden Tamamlandı ya da Hatalarla tamamlandı durumuna geçer. Sayaçlar toplam, geri çekilen ve başarısız kalem sayısını gösterir.
Bir İşi İptal Etme
Ön koşullar
- İptal, Onay bekliyor, Önizleniyor ve Çalışıyor durumlarında kullanılabilir; kapanmış bir iş iptal edilemez.
Adımlar
- İzle → Geri Çekme ekranını açın.
- Onay bekleyen ve çalışan işlerde satırdaki İptal düğmesini kullanın; önizlemesi süren bir işi durdurmak için satıra tıklayıp açılan penceredeki İptal'e basın.
- Açılan onay penceresini onaylayın; pencere, iptal edilen işin kaldığı yerden devam etmeyeceğini hatırlatır.
Doğrulama — başarılı olduğunu şuradan anlarsınız
- İşin durumu İptal edildi olur ve işlenmemiş kalemler iptal edilmiş olarak kapanır.
İptal yalnızca bundan sonrasını durdurur. Onay bekleyen bir iş iptal edildiğinde hiçbir mesaja dokunulmamıştır; ancak çalışan bir iş iptal edildiğinde o ana kadar geri çekilen mesajlar geri gelmez. Kalıcı sil kipinde bu kayıp kesindir.
Kampanya Geri Çekme
Aynı e-posta binlerce posta kutusuna düştüğünde satır satır seçim yapmak çalışmaz. Kampanya akışı bu durumda tersinden ilerler: siz ölçütü verirsiniz, kapsamı DeepFilter çıkarır. Kampanya penceresi en fazla 30 gün olabilir — geri çekme bir olay müdahalesidir, arşiv temizliği değildir.
Ön koşullar
- Zimbra bağlantısı ve geri çekme özelliği açık olmalıdır (bkz. Yönetim → Entegrasyon → Zimbra SOAP). Kampanya yalnız Zimbra profili tanımlı teslim sunucularındaki alıcıları kapsar; profilsiz sunuculardaki çiftler işe girmez.
- Geri çekilecek e-postanın konusunu bilmeniz gerekir; konu zorunlu ölçüttür. Konusuz bir ölçüt "şu aralıkta teslim edilmiş her e-posta" anlamına gelir ve kabul edilmez.
Adımlar
- İzle → Geri Çekme ekranını açın ve Kampanya geri çekme düğmesine tıklayın. (Aynı akış ePosta Trafiği ekranındaki seçim çubuğundan da başlatılabilir.)
- Konu alanına e-postanın konusunu yazın ve Konu eşleşmesi olarak Birebir aynı ya da İçerir seçin. "İçerir" kipinde konu parçası en az üç karakter olmalıdır; daha kısa bir parça kampanya dışındaki e-postaları da toplar.
- İsterseniz Gönderen alanına tam adres (
ornek@alan.com) ya da alan adı (@alan.com) girin. Boş bırakılırsa gönderen kısıtı uygulanmaz. - Başlangıç ve Bitiş zamanını girin ya da Hızlı aralık düğmelerinden (son 1 saat, 6 saat, 24 saat, 7 gün) birini seçin.
- Eşleşenleri hesapla düğmesine tıklayın. Bu adım hiçbir iş açmaz, yalnızca kapsamı gösterir: eşleşen mesaj-alıcı çifti sayısı, benzersiz alıcı ve e-posta sayısı, daha önce geri çekilmiş çift sayısı, alıcısının hedef sunucusunda Zimbra tanımı olmadığı için kapsam dışında kalan çift sayısı ve örnek kayıtlar.
- Örnek kayıtlardan doğru e-postayı hedeflediğinizi doğrulayın; gerekiyorsa ölçütü daraltıp Yeniden hesapla deyin.
- Geri çekme işi oluştur düğmesine tıklayın.
Doğrulama — başarılı olduğunu şuradan anlarsınız
- Listede kaynağı Kampanya olan yeni bir iş belirir ve Önizleniyor durumunda başlar. Önizleme bittiğinde iş Onay bekliyor durumuna geçer; silme, siz onaylayana kadar başlamaz.
Eşleşen çift sayısı işin alabileceği üst sınırı aşarsa ekran "N çiftin ilk M tanesi bu işe giriyor" uyarısını verir. Böyle bir durumda zaman aralığını daraltıp kampanyayı parça parça geri çekin; aksi halde kapsamın bir bölümü işlenmeden kalır.
Kalem Listesini Dışa Aktarma
Her işin kalem listesi CSV olarak indirilebilir: hangi mesaj hangi hesapta bulundu, kim açmıştı ve sonuç ne oldu. Dosya, onay verilmeden önce de alınabilir — bir olayın kapsamını raporlamanın ve kararı kayıt altına almanın en pratik yoludur.
Adımlar
- İzle → Geri Çekme ekranını açın.
- İlgili işin satırındaki dışa aktarma düğmesine tıklayın (ya da iş ayrıntısını açıp Dışa aktar (CSV) düğmesini kullanın).
Doğrulama — başarılı olduğunu şuradan anlarsınız
- Dosya indirilir ve içinde işin tüm kalemleri, alıcılarıyla ve sonuç durumlarıyla birlikte yer alır.
Bir kimlik avı olayında "kaç kişi bu e-postayı açtı" sorusunun yanıtı bu dosyadadır. Onay adımını beklemeden dışa aktarıp bilgi güvenliği kaydınıza ekleyebilirsiniz.
İlerlemesi Durmuş İşleri Yeniden Başlatma
Nadiren bir iş, arka plan görevinin kaybolması nedeniyle Önizleniyor ya da Çalışıyor durumunda ilerlemeden kalabilir. Bayat işleri yeniden kuyruğa al düğmesi, ilerlemesi 15 dakikadan uzun süredir durmuş işleri yeniden başlatır.
İşlem güvenlidir: yalnızca henüz işlenmemiş kalemlere dokunulur, tamamlanmış kalemler yeniden işlenmez ve aynı mesaj iki kez silinmez.
Adımlar
- İzle → Geri Çekme ekranını açın.
- Sayfanın üstündeki Bayat işleri yeniden kuyruğa al düğmesine tıklayın.
Doğrulama — başarılı olduğunu şuradan anlarsınız
- "N iş yeniden kuyruğa alındı" bildirimi çıkar ve işin sayaçları birkaç dakika içinde ilerlemeye başlar.
Onay bekliyor durumunda duran bir iş arıza değildir; o iş sizin kararınızı bekler ve yeniden kuyruğa alınmaz. Uzun süren büyük bir iş de bayat sayılmaz: ölçüt işin başlangıç zamanı değil, son ilerleme anıdır.
Sorun Giderme
İş uzun süredir "Önizleniyor" durumunda ve sayaçlar ilerlemiyor. Önce işin gerçekten durup durmadığını kontrol edin: sayaçlar dakikalar içinde artıyorsa iş büyüktür, beklemek gerekir. Sayaçlar hiç ilerlemiyorsa Bayat işleri yeniden kuyruğa al düğmesini kullanın. Sorun sürüyorsa arka plan servislerinin ayakta olduğunu İzle → Sistem ekranından doğrulayın.
İş açılır açılmaz "Başarısız" oldu. Zimbra bağlantısı ya da geri çekme özelliği kapalıdır veya bağlantı bilgileri eksiktir. Yönetim → Entegrasyon → Zimbra SOAP sayfasında iki anahtarın da açık olduğunu doğrulayın, bağlantı testini çalıştırın ve işi yeniden açın.
Tüm kalemler "Yetki hatası" aldı. Zimbra tarafındaki servis hesabının posta kutularında oturum açma hakkı yoktur ya da hakkı geri alınmıştır. Zimbra SOAP sayfasında bağlantı testini bir test hesabı girerek çalıştırın; yetki adımı hatayı doğrularsa hakkı Zimbra'da tanımlayın. Yetki hatası almış kalemler kendiliğinden yeniden denenmez; yetki düzeltildikten sonra yeni bir iş açın.
Tüm kalemler "Bulunamadı" döndü. Üç olasılık vardır: mesaj posta kutusunda gerçekten yoktur (kullanıcı silmiş olabilir), eşleşme için gereken bilgi eksiktir ya da bulunan adaylar eşleşme ölçütlerinden birine takılmıştır. Hata sütunu ayrımı yapar: "arama için yeterli bilgi yok" diyorsa kaydın konusu veya zamanı eksiktir — bu durumda konuyu kendiniz vererek kampanya akışını deneyin. Sütunda eleme sayaçları görünüyorsa hangi ölçütün elediği okunur (zaman penceresi, konu, boyut, gönderen alan adı); sayaçların hepsi sıfırsa posta kutusunda hiç aday bulunmamıştır. Eşleşme ölçütlerinin ayrıntısı için bkz. Yönetim → Entegrasyon → Zimbra SOAP.
Bazı kalemler "Alıcının hedef sunucusunda Zimbra tanımı yok" hatasıyla başarısız oldu. O alıcıların alan adları, Zimbra profili tanımlı olmayan (ya da profili kapalı) bir teslim sunucusuna bağlıdır; gidilecek posta kutusu yoktur. Yönetim → Entegrasyon → Zimbra SOAP sayfasından o teslim sunucusu için bir profil ekleyin, sonra yeni bir iş açın.
Bir dağıtım listesi alıcısı "Dağıtım listesinde üye bulunamadı" ile Bulunamadı oldu. Liste Zimbra'da vardır ama üyesi yoktur (örneğin boş ya da dinamik üyelikli bir liste); açılacak posta kutusu olmadığı için kaleme dokunulmaz. Adres doğrudur, yazım hatası aramanıza gerek yoktur. Hata sütunu Zimbra hesabı bulunamadı diyorsa ise adres Zimbra'da ne hesap ne de dağıtım listesi olarak vardır.
Bazı kalemler "Okunmuş — atlandı" ile geçildi. Bu kasıtlı davranıştır: ayarlarda "okunmuş e-postaları da geri çek" kapalıdır. Okunmuş kopyaların da alınması gerekiyorsa ayarı açıp yeni bir iş açın — mevcut iş, açıldığı andaki ayarla ilerlemeye devam eder.
Bazı kalemler "Onay gerekli" etiketiyle geri çekilmedi. O kalemler için birden çok aday mesaj bulunmuştur ve yanlış mesajın silinmemesi için varsayılan olarak hariç tutulurlar. Doğru mesaj olduğundan eminseniz kalemleri tek tek işaretleyip yeni bir iş açın; alternatif olarak konuyu daraltarak kampanya akışını kullanın.
Kampanya önizlemesi "Bu ölçüte uyan teslim edilmiş e-posta bulunmuyor" diyor. Konu birebir tutmuyor, gönderen ölçütü fazla dar ya da zaman aralığı kaymış olabilir. Konu kipini İçerir yapın, gönderen ölçütünü kaldırın ve aralığı genişletin (en fazla 30 gün).
ePosta Trafiği ekranında hiçbir satır seçilemiyor. Seçim arayüzü yalnızca üç koşul birlikte sağlandığında görünür: genel yönetici olarak oturum açmış olmak, Gelen yönde bulunmak ve entegrasyon ile geri çekme özelliğinin açık olması. Ayrıca yalnızca teslim edilmiş e-postalar seçilebilir; karantinaya alınan veya reddedilen e-postalar posta kutusuna hiç girmediği için geri çekilemez.